مدیریت اسناد و فایلهای سازمانی با اتصال به رکوردها و کنترل دسترسی.
اسناد و فایلها دستهبندی، نسخهبندی و به رکوردهای مرتبط (قرارداد، فاکتور، پرونده) متصل میشوند و دسترسی به آنها کنترل میشود.
همه اسناد و فایلهای سازمان در یک مخزن واحد و منظم نگهداری میشود. به جای فضاهای پراکنده، یک منبع معتبر برای هر سند وجود دارد. این تمرکز، گمشدن و پراکندگی اسناد را پایان میدهد.
هر سند به موجودیت یا فرایند مرتبط مانند قرارداد، درخواست یا فرد متصل میشود. این اتصال، بافت سند را حفظ و یافتن آن را در جای درست ممکن میکند. اسناد بهجای ایزوله بودن، بخشی از جریان کار میشوند.
دسترسی به هر سند بر مبنای نقش و مجوز کنترل میشود. اسناد حساس تنها در اختیار افراد مجاز قرار میگیرد. این کنترل، محرمانگی و امنیت اطلاعات را تضمین میکند.
نسخههای مختلف یک سند مدیریت و نسخه معتبر مشخص میشود. سردرگمی میان نسخههای متعدد از بین میرود. همه همواره به آخرین نسخه تأییدشده دسترسی دارند.
اسناد قابل دستهبندی و جستجو بر اساس ویژگیها و محتوا هستند. یافتن سند موردنیاز در میان حجم بالا سریع است. این قابلیت، زمان دسترسی به اسناد را به حداقل میرساند.
اسناد بر اساس سیاست نگهداری بایگانی و در صورت نیاز در دسترس میمانند. دانش سازمانی بهصورت پایدار حفظ میشود. این بایگانی، آمادگی برای حسابرسی و مراجعه آینده را فراهم میکند.
سند در جای درست، امن و در بافت خود همواره در دسترس افراد مجاز است.
همه از نسخه معتبر استفاده میکنند و تاریخچه نسخهها حفظ میماند.
یک آرشیو متمرکز و قابل ممیزی بهجای فایلهای پراکنده.
کارتابل مشترک، گردشکار، فرمساز و دبیرخانه و مکاتبات
مدیریت قراردادهای فروش، خرید و پرسنلی با هشدار تمدید.
مدیریت دانش سازمانی، آییننامهها و آموزشهای داخلی.
کنترل دسترسی نقشمحور تا سطح منو، داده و رکورد.
ثبت کامل عملیات حساس برای حاکمیت، امنیت و پاسخگویی.
مدیریت اطلاعات پایه شرکت، هویت سازمانی، لوگو و تنظیمات عمومی.
مدیریت مدارک، قراردادها و احکام پرسنلی با هشدار انقضا.
بله، هر سند به موجودیت یا فرایند مرتبط متصل میشود تا در بافت خود و در جای درست در دسترس باشد.
کنترل نسخه، نسخه معتبر را مشخص و نسخههای پیشین را حفظ میکند تا همه از آخرین نسخه استفاده کنند.
بله، دسترسی بر مبنای نقش و مجوز کنترل میشود و اسناد حساس تنها در اختیار افراد مجاز است.
با دستهبندی و جستجو، سند موردنیاز بهسرعت و بدون گشتن در فضاهای پراکنده یافت میشود.
بله، بایگانی منظم تضمین میکند اسناد و دانش سازمان حتی با خروج افراد پایدار بماند.
برای دیدن این ماژول در سناریوی واقعی سازمان خودتان، درخواست دمو ثبت کنید.
