02191309289جردن، خیابان ظفر، برج پم، طبقه ۲، واحد ۵
لوگوی مگاپرداز

مدیریت قراردادها

مدیریت قراردادهای فروش، خرید و پرسنلی با هشدار تمدید.

این ماژول چه کاری انجام می‌دهد؟

انواع قرارداد با مفاد، تعهدات، سررسید و هشدار تمدید مدیریت و به فروش، خرید و منابع انسانی متصل می‌شوند.

مسئله سازمانی

پیش از این ماژول، چه چیزی سازمان را آزار می‌دهد؟

  • قراردادهای سازمان در فایل‌ها و کشوهای پراکنده نگهداری می‌شوند و فهرست واحدی از آن‌ها وجود ندارد.
  • تاریخ پایان و موعد تمدید قراردادها فراموش می‌شود و سازمان غافلگیر می‌گردد.
  • تعهدات و مفاد کلیدی هر قرارداد در ذهن چند نفر است و پیگیری نمی‌شود.
  • ارتباط قراردادها با مشتری، تأمین‌کننده، پرداخت‌ها و پرونده‌های حقوقی مبهم است.
  • فرایند تأیید و امضای قرارداد بدون مسیر روشن و سابقه انجام می‌شود.
چرا شرکت‌ها به آن نیاز دارند؟

چرا شرکت‌های در حال رشد به این ماژول نیاز دارند؟

  • با رشد کسب‌وکار، تعداد قراردادهای فروش، خرید و خدمات افزایش می‌یابد و نیازمند مدیریت ساختاریافته است.
  • ثبت متمرکز قراردادها، تصویری شفاف از تعهدات و حقوق سازمان فراهم می‌کند.
  • پایش سررسید و تمدید، از انقضای ناخواسته و اخلال در همکاری جلوگیری می‌کند.
  • ردیابی تعهدات قراردادی، از نقض مفاد و جریمه‌ها پیشگیری می‌کند.
  • اتصال قرارداد به پرداخت‌ها و فاکتورها، صحت مالی همکاری‌ها را تضمین می‌کند.
  • مسیر تأیید مشخص، انعقاد قرارداد را قانونمند و قابل ردیابی می‌سازد.
ریسک نبود ماژول

اگر این ماژول وجود نداشته باشد، چه اتفاقی می‌افتد؟

قراردادی منقضی می‌شود و همکاری یا خدمت بدون پشتوانه حقوقی ادامه می‌یابد.
موعد تمدید از دست می‌رود و شرایط نامطلوب بر سازمان تحمیل می‌شود.
تعهدات قراردادی فراموش و نقض می‌شوند و جریمه یا دعوا به‌بار می‌آید.
مفاد مهم قرارداد هنگام نیاز سریع یافت نمی‌شوند.
ارتباط قرارداد با پرداخت‌ها روشن نیست و اختلاف مالی رخ می‌دهد.
انعقاد قرارداد بدون تأیید درست، سازمان را در معرض ریسک قرار می‌دهد.
دانش قراردادی به افراد وابسته می‌ماند و با خروج آن‌ها از بین می‌رود.
تأثیر این ماژول بر سازمان

از رشد و عملیات تا مالی و مدیریت

تأثیر بر رشد
  • مدیریت صدها قرارداد هم‌زمان با ساختار واحد و بدون آشفتگی ممکن می‌شود.
  • ساختار دسته‌بندی قرارداد، گزارش‌گیری در سطح سازمان بزرگ را ساده می‌کند.
  • واگذاری مدیریت قراردادها به واحدها با حفظ نظارت مرکزی انجام می‌شود.
  • سابقه قراردادها، تجربه و الگوهای مذاکره سازمان را انباشته می‌کند.
  • آمادگی قراردادی مستند، اعتماد شریک تجاری و سرمایه‌گذار را تقویت می‌کند.
تأثیر عملیاتی
  • همه قراردادها در یک فهرست متمرکز با وضعیت روشن دیده می‌شوند.
  • سررسید و موعد تمدید قراردادها پیش از موعد یادآوری می‌شود.
  • مفاد و تعهدات کلیدی هر قرارداد قابل ثبت و پیگیری است.
  • مسیر تأیید و امضای قرارداد شفاف و قابل ردیابی است.
تأثیر مالی
  • جلوگیری از نقض تعهدات، از جریمه و خسارت قراردادی پیشگیری می‌کند.
  • تمدید به‌موقع، شرایط نامطلوب و افزایش هزینه ناگهانی را مهار می‌کند.
  • اتصال قرارداد به پرداخت‌ها، نشت مالی و پرداخت اشتباه را کاهش می‌دهد.
  • شفافیت تعهدات مالی، برنامه‌ریزی جریان نقدی را دقیق‌تر می‌کند.
تأثیر مدیریتی
  • مدیریت تصویر کاملی از تعهدات و حقوق قراردادی سازمان دارد.
  • تصمیم درباره تمدید، خاتمه یا بازنگری قرارداد بر پایه داده گرفته می‌شود.
  • پاسخگویی درباره هر قرارداد و مسئول آن روشن است.
  • گزارش‌های دوره‌ای، روند قراردادها و سررسیدهای پیش‌رو را شفاف می‌کنند.
قابلیت‌های کلیدی

این ماژول دقیقاً چه کنترل‌هایی به شما می‌دهد

ثبت متمرکز و دسته‌بندی قراردادها

هر قرارداد با شناسه، نوع، طرف، ارزش، تاریخ شروع و پایان در یک فهرست واحد ثبت و دسته‌بندی می‌شود. این تمرکز، پراکندگی اسناد قراردادی را حذف و جستجو را آسان می‌کند. هیچ قراردادی بدون رکورد و وضعیت مشخص باقی نمی‌ماند.

پایش سررسید و تمدید

تاریخ پایان و موعد تمدید هر قرارداد ثبت و پیش از فرارسیدن یادآوری می‌شود. این قابلیت از انقضای ناخواسته و ادامه همکاری بدون پشتوانه جلوگیری می‌کند. سازمان زمان کافی برای مذاکره مجدد یا خاتمه آگاهانه دارد.

ثبت و پیگیری تعهدات قراردادی

مفاد و تعهدات کلیدی هر قرارداد به‌صورت قابل پیگیری ثبت می‌شوند تا فراموش نشوند. این قابلیت از نقض تعهدات و جریمه‌های ناشی از آن پیشگیری می‌کند. مسئولیت اجرای هر تعهد به‌روشنی قابل تعیین است.

مسیر تأیید و امضای قرارداد

انعقاد قرارداد از مسیر تأیید مشخص با ثبت سابقه عبور می‌کند تا قانونمند و کنترل‌شده باشد. این فرایند از امضای قراردادهای بدون بررسی جلوگیری می‌کند. هر مرحله تأیید با عامل و زمان قابل ردیابی است.

ارتباط با طرف‌ها، پرداخت‌ها و اسناد

قراردادها به مشتری یا تأمین‌کننده، فاکتورها و پرداخت‌های مرتبط و اسناد پیوند می‌خورند. این اتصال زمینه کامل مالی و حقوقی هر همکاری را نمایان می‌کند. صحت تطبیق پرداخت با تعهد قراردادی تضمین می‌شود.

مدیریت نسخه و الحاقیه‌ها

تغییرات، الحاقیه‌ها و نسخه‌های جدید هر قرارداد با سابقه ثبت می‌شوند. این قابلیت تاریخچه تحول قرارداد را شفاف نگه می‌دارد. همیشه روشن است کدام نسخه و شرایط در حال حاضر معتبر است.

گزارش وضعیت و تعهدات قراردادی

گزارش‌های دوره‌ای فهرست قراردادها، سررسیدهای پیش‌رو، ارزش و وضعیت تعهدات را در اختیار مدیریت قرار می‌دهند. این تصویر، تصمیم‌گیری درباره تمدید و بازنگری را پشتیبانی می‌کند. روند کلی تعهدات سازمان قابل پایش است.

نمونه گردش‌کارها

از درخواست تا نتیجه، قابل ردیابی

انعقاد قرارداد جدید با مسیر تأیید

  1. پیش‌نویس قرارداد با مشخصات، طرف و ارزش ثبت می‌شود.
  2. قرارداد برای بررسی و تأیید در مسیر مشخص قرار می‌گیرد.
  3. تأییدکنندگان مفاد را بررسی و تصمیم خود را ثبت می‌کنند.
  4. پس از تأیید، قرارداد امضا و فعال می‌شود.
  5. تعهدات و سررسید قرارداد برای پایش ثبت می‌گردند.

قرارداد با بررسی کنترل‌شده و سابقه کامل منعقد می‌شود و تعهدات آن از همان ابتدا قابل پیگیری است.

مدیریت تمدید قرارداد در حال انقضا

  1. سامانه نزدیک‌شدن موعد پایان قرارداد را یادآوری می‌کند.
  2. عملکرد و تعهدات قرارداد جاری بررسی می‌شود.
  3. تصمیم به تمدید، بازنگری یا خاتمه گرفته می‌شود.
  4. در صورت تمدید، نسخه یا الحاقیه جدید ثبت می‌گردد.
  5. تاریخ و شرایط جدید برای پایش به‌روزرسانی می‌شوند.

سازمان پیش از انقضا تصمیم آگاهانه می‌گیرد و از ادامه همکاری بدون پشتوانه یا تحمیل شرایط نامطلوب جلوگیری می‌کند.

چه کسانی استفاده می‌کنند
مدیر حقوقیکارشناس قراردادهامدیر بازرگانیمدیر تأمین و خریدمدیر مالیمدیرعامل
KPIهای متأثر
  • تعداد قراردادهای فعال
  • نرخ تمدید به‌موقع
  • تعداد قراردادهای نزدیک به سررسید
  • ارزش کل تعهدات قراردادی
  • نرخ رعایت تعهدات
  • میانگین زمان تأیید قرارداد
داشبوردها و گزارش‌ها
داشبوردهای مرتبط
  • داشبورد قراردادها
گزارش‌های مرتبط
  • گزارش قراردادها
  • گزارش تعهدات
تقویت با هوش تجاری و هوش مصنوعی
  • پایش سررسیدهای پیش‌رو و برجسته‌سازی قراردادهای نیازمند تصمیم برای بازبینی مدیر.
  • تحلیل روند ارزش و تعداد قراردادها برای برنامه‌ریزی تعهدات آینده.
  • شناسایی قراردادهای دارای تعهد در معرض نقض و هشدار برای رسیدگی.
  • پیشنهاد اولویت بازنگری بر پایه ارزش و ریسک قرارداد، برای تأیید انسانی.
ممیزی و کنترل
  • هر تغییر، الحاقیه و تأیید قرارداد با زمان و عامل ثبت می‌شود.
  • مسیر کامل تأیید و امضای هر قرارداد قابل ردیابی است.
  • دسترسی به قراردادهای حساس بر پایه نقش کنترل می‌شود.
  • تغییر وضعیت یا شرایط قرارداد در سابقه ممیزی باقی می‌ماند.
ارزش سازمانی این ماژول

کنترل تعهدات قراردادی و جلوگیری از ریسک تمدید و جریمه.

ابتدا انواع و دسته‌بندی قراردادها متناسب با سازمان تعریف شود.
قراردادهای فعال موجود با تاریخ پایان و تعهدات جاری ثبت گردند.
مسیر تأیید قرارداد را با ساختار اختیارات سازمان هماهنگ کنید.
پیوند قراردادها با پرداخت‌ها و طرف‌ها را پس از ثبت پایه برقرار کنید.
سوالات متداول

پاسخ پرسش‌های پرتکرار

چه نوع قراردادهایی در این ماژول مدیریت می‌شوند؟

قراردادهای فروش، خرید، خدمات و همکاری با مشتریان و تأمین‌کنندگان با نوع، ارزش، تاریخ و تعهدات قابل ثبت و مدیریت‌اند.

چگونه از انقضای ناخواسته قراردادها جلوگیری می‌شود؟

تاریخ پایان و موعد تمدید هر قرارداد ثبت و پیش از فرارسیدن یادآوری می‌شود تا تصمیم تمدید یا خاتمه به‌موقع گرفته شود.

آیا تعهدات قراردادی قابل پیگیری‌اند؟

بله، مفاد و تعهدات کلیدی هر قرارداد به‌صورت قابل پیگیری ثبت می‌شوند تا از نقض و جریمه ناشی از فراموشی جلوگیری شود.

آیا قراردادها به پرداخت‌ها متصل می‌شوند؟

بله، قراردادها می‌توانند به فاکتورها و پرداخت‌های مرتبط پیوند بخورند تا تطبیق مالی تعهدات تضمین شود.

تفاوت این ماژول با قراردادهای خرید چیست؟

این ماژول مدیریت عمومی همه قراردادهای سازمان است، در حالی که قرارداد خرید بخشی تخصصی در زنجیره تأمین است و این دو می‌توانند به هم مرتبط شوند.

ماژول «مدیریت قراردادها» را در سازمان خودتان ببینید

برای دیدن این ماژول در سناریوی واقعی سازمان خودتان، درخواست دمو ثبت کنید.